apelsin.in.ua
русукр
Интернет-магазин картонных изделий
О насКонтактыВопросыСловарьДоставкаБлог
Корзина пуста
Войти / Регистрация
Пишите нам:
info@apelsin.ua
Роман Суржиков
Заместитель директора

Если нужно «на вчера»


Репост
Или 11 советов по выживанию для рекламных и ивент агентств.

Двенадцать лет в рекламном бизнесе, как никак, приносят с собой некоторый опыт. Иногда по собственному желанию, а нередко и вопреки ему, приходилось учиться. Я овладел несколькими весьма полезными рекламисту умениями, как, например: вести машину и пить кофе одновременно при помощи одной руки (поскольку вторая прижимает к уху трубку); делить в уме числа на 1,2; распознавать на взгляд шрифты. Но здесь хочу поделиться немного другим опытом: как успеть все, что нужно успеть, и при этом сохранить работу, отношения с клиентами и свое психическое здоровье. Время

изображение сайта inspiredresultsgroup.com

Не секрет, что в рекламном мире существуют только две категории срочности заказов: «на сегодня» и «на вчера». Первый заказ «на вчера», поступивший к Вам, вызовет у Вас вполне справедливое недоумение, второй заказ «на вчера» - удивление и растерянность; после третьего Вы поделитесь с коллегами логичным предположением: «Они там, что, все подурели?..»; после четвертого «на вчера» Вы отнимите у курящего приятеля пачку «примы» и приметесь нервно дымить на лестнице... А вот если заказов «на вчера» к Вам поступает в день от пяти и более, значит, Вы — успешный специалист рекламного мира, и именно Вам адресована данная статья.

Итак, как работать в условиях непрерывно горящих сроков.

Телефон — зло

Все, сказанное по телефону, - скомкано, двусмысленно, легко забывается и не оставляет следа нигде, кроме как в Вашем мозгу. «Подскажи-ка, сколько у тебя будут стоить двенадцать пластиковых банеров толщиной миллиметров пять и размером метр на полтора? И просчитай еще шестнадцать и восемнадцать штук!» Попробуйте-ка запомнить такое сообщение. Планируете его записать, повесив трубку? Плохая идея. Во-первых, тут же поступит новый звонок и отвлечет Вас. Во-вторых, записывание и последующее чтение требуют времени. Приучайте своих коллег и клиентов к переписке вместо телефонного общения. Да, не все люди любят писать — это известно. Однако, выгоды переписки скоро станут очевидны и Вашим клиентам. Через неделю, вместо повторного звонка: «Извини, эээ, так сколько-сколько стоили тогда надцать банеров?..» - заказчик просто заново прочтет Ваше письмо. Кроме того, и Вы, и он будете застрахованы от неприятных споров в духе: «Почему А0? Я же просил метр на полтора!» - «Как метр на полтора? Ты сказал — плакаты, а раз плакаты — то А0!» - «Я не говорил - плакаты, я сказал — вывеска! А раз вывеска, то железная!» - «Почему железная? Ты не говорил!» - «Но я сказал, что мы торгуем запчастями. Конечно, вывеска будет железная, это и так понятно!»

Важно. Если Вы получили письмо, ответьте на него хоть что-то. Хотя бы: «Я счастлив получить Ваш запрос! Душой и телом я с Вами, а счет вышлю вскоре». Не заставляйте отправителя мучиться сомнениями: получили ли Вы письмо? А может, забыли ответить? А может, забили?

Всегда доводите до конца то, за что взялись! По крайней мере, очень-очень старайтесь сделать это

Казалось бы, этот пункт самоочевиден, но на практике выходит иначе. Вы беретесь, к примеру, вычитывать договор; тут Вам звонит любимый клиент с жууутко срочным просчетом, и Вы оставляете договор, надеясь, что сможете быстро просчитать заказ; но посреди просчета на Вас обрушивается коммерческий директор: «Кааак, ты все еще не написал заметку на сайт? Акция идет уже второй день, а объявления все нет!» - и Вы хватаетесь за заметку; но тут Вам звонит подрядчик: «Приладка уже идет, и цвет на печати чуть-чуть отличается от образца, буквально на полтона, не подъедете ли посмотреть, критично ли это?..» - и вот тут начинается паника. Вы осознаете, что когда вернетесь с приладки, на Вас тонной кирпича обрушатся все недоделанные дела. Поэтому, если уж Вы взялись за что-то, доведите это до конца! Или хотя бы до некоего логического результата. Сколь бы важным не казалось нечто другое, что свалилось на Вас, переключайтесь на него лишь по окончании текущего дела. Это сэкономит массу времени и нервов: ведь повторный возврат к брошенному на полдороги делу потребует и времени, чтобы заново вникнуть, и умственных усилий.

О расстановке приоритетов

Мы все видали в книгах по тайм-менеджменту табличку, из которой явственно следовало, что в первую очередь надлежит выполнять дела Важные и Срочные, затем — Важные и Несрочные, затем — Неважные и Срочные... А что делать в ситуации, когда все свалившиеся на Вас дела — Важные и Срочные? Используйте дополнительные критерии приоритета.

а) Как можно скорее справляйтесь с тем, что задерживает работу других людей! Пока Вы проверяете макет, печатники не могут приступить к печати; пока не поставили задачу дизайнеру, он не сможет взяться за работу. Проверка договоров, нагоняи провинившимся, воззвания к совести должников, работа над сайтом — все это тоже важно, но имеет более низкий приоритет: пока Вы откладываете эти дела, ничья работа не простаивает.

б) Сперва делайте то, что можно сделать быстро. То, что займет много времени, откладывайте на потом. Ваша задача — двигаться со скоростью потока дел, то есть — успевать среагировать на предыдущий запрос прежде, чем поступит следующий.

3-а) О пользе «долгого ящика». Из пункта 3 логично вытекает, что наиболее длительные и трудоемкие дела будут отложены «в долгий ящик». На первый взгляд, это пугает Вас, и уж точно испугает заказчика оного длительного и трудоемкого дела. Между тем, в ситуации тотального завала, отложить надолго самое трудоемкое дело — зачастую, не такая уж плохая мысль. В случае, если Вы отложите этот заказ и сперва выполните все более быстрые, то получите конфликт с «трудоемким» заказчиком. Однако, если Вы начнете с трудоемкого и долгого заказа, то все мелкие и быстрые будут автоматически отложены на все время работы по долгому заказу! Взамен конфликта с одним заказчиком, наступит конфликт со многими сразу, и это явно будет худшее из зол. Если Вы практикуете овертайминг, то как раз нерабочее вечернее время лучше всего подходит для сложных и трудоемких дел: ведь вечером Вас никто не будет отвлекать!

Следите за тем, чтобы Вас поняли!

Это крайне важно. Спешка вынудит Вас говорить / писать быстро и кратко, и собеседникам порою будет неловко переспрашивать. Они станут кивать головами с умным видом или даже поддакивать. Но это не значит, что они поняли Вас в точности! Или же Ваши слова они-то поняли, но Вы упустили некую важную информацию, и к общей печали это обнаружится позднее. Поэтому:

а) Старайтесь писать, а не говорить! В письме начинайте с главного. Каждую новую мысль — с новой строки. В начале фразы — наиболее информативные слова. «30 плакатов А1 на завтра напечатайте, пожалуйста». «25тыс. грн. стоит Ваш заказ. Срок выполнения — 1 неделя».

б) Как в разговоре, так и в письме отслеживайте, чтобы Ваше сообщение отвечало на все до одного пресловутые вопросы схемы: Кто? Что должен сделать? Зачем? Когда? Обращаю внимание на вопрос: Зачем? Отвечать на него часто забывают, однако он важен. Когда человек понимает, с какой целью он делает нечто, то выполняет задание охотнее, быстрее, и реже ошибается.

Следите за тем, чтобы Вы поняли сказанное Вам!

Если Вам пришло письмо, то обязательно дочитайте его до конца! Это делают не все и не всегда, чаще схватывают первые пару строк, или же выбирают числовую информацию. Этого, понятное дело, недостаточно. Проверяйте поступившую информацию по той же схеме: Кто? Что Вы должны для него сделать? С какой целью? Когда? Если ответ на какой-то из вопросов схемы Вам не ясен, то задайте его. Не стесняйтесь спрашивать о цели. Если Ваш клиент «хочет странного» и его цель Вам неясна, то, вполне возможно, либо Вы его неправильно поняли, либо он сам выбрал не оптимальный путь решения задачи, а Вы сможете посоветовать ему нечто получше.

Планирование с точной привязкой ко времени не имеет смысла. Примите это и смиритесь

Запросы и задания поступают слишком часто, ситуация меняется слишком быстро. Наилучший план, который возможен в такой обстановке, - это простая расстановка приоритетов. «Я сегодня уделю максимум времени работе над тем-то», «В первую очередь я поговорю с такими-то людьми, а уже потом займусь остальным», «Совершенно необходимо сегодня выполнить это, остальное может подождать» - вот оптимальные варианты плана. Почасовый график дел, записанный в традиционном ежедневнике, либо будет сорван, либо Вы станете следовать ему, игнорируя непредвиденные события, а между тем, как раз непредвиденные события зачастую имеют первоочередную важность.

Ежедневник, при определенных скоростях работы, уже не помогает, а мешает. Вам приходится: а) записывать в него все предстоящие дела; б) регулярно заглядывать в него, чтобы прочесть эти записи. И то, и другое — трата времени. При этом ежедневник вызывает обманчивое ощущение: «Можно не стараться запомнить — я все записываю». Поверьте, вы точно не успеете записать действительно ВСЕ. Лучше пользоваться в качестве «напоминалки» тем программным продуктом, с помощью которого Вы общаетесь с заказчиками, начальством, коллегами. Хорошо подойдет CRM-система, если Ваша компания использует ее. Если нет — обычный почтовый клиент: принимаете запросы и задания по почте, по мере выполнения отвечаете на письма и отмечаете их другим цветом — как обработанные.

Стикеры-напоминалки имеют положительный психологический эффект: их так приятно по выполнении выбрасывать!

Офисная гармония
изображение сайта businessmagazinegainesville.com

Вся важная информация должна быть легко доступна.

Вся — это значит, ВСЯ. Легко — это значит, ЛЕГКО. Если Вы обращаетесь к какому-либо файлу чаще, чем раз в день, - это повод положить данный файл на рабочий стол. Если Вы задали кому-нибудь некий вопрос в третий раз, значит, уже точно пора занести ответ на него в файл, а файл — на рабочий стол. Важные ссылки — сохранены в браузере. Самые важные — открыты во вкладках и не закрываются в принципе никогда.

Показатель легкодоступности важной информации: чтобы получить эту информацию, Вы вообще не задумываетесь, а сразу, автоматически, открываете нужную ссылку, файл, справочник.

И еще...

Установите на свой комп и научитесь использовать хотя бы на самом начальном уровне графические пакеты — Photoshop, CorelDraw, Illustrator. Регулярное «Я пойду попрошу дизайнера открыть и показать мне файл» занимает массу времени и делает Вас весьма непопулярной персоной в среде дизайнеров.

Для передвижений по городу, по возможности, используйте метро, а не машину. Метро более предсказуемо и тратит меньше нервов. Хотя, конечно, иногда бывает и так, что машиной выходит быстрее.

Пейте кофе. Бросайте курить — трата времени. Не забывайте обедать — с голодухи мозг работает плохо.

И последнее по порядку, но отнюдь не по важности. Правильно выбирайте подрядчиков!

Надежность, скорость работы и легкость взаимопонимания в конечном итоге оказываются намного важнее низкой цены.


Нравится статья? Подпишитесь на обновления.

comments powered by Disqus