Ибо 11 порад по виживанню для рекламних та івент агентств.

Дванадцять років в рекламному бізнесі, як ніяк, приносять з собою деякий досвід. Іноді за власним бажанням, а нерідко і всупереч йому, доводилося вчитися. Я опанував кілька вельми корисні рекламістові вміння, як, наприклад: вести машину і пити каву одночасно за допомогою однієї руки (оскільки друга притискає до вуха слухавку); ділити в голові числа на 1,2; розпізнавати на погляд шрифти. Але тут хочу поділитися трохи іншим досвідом: як встигнути все, що потрібно встигнути, і при цьому зберегти роботу, відносини з клієнтами і своє психічне здоров'я.

Не секрет, що в рекламному світі існують тільки дві категорії терміновості замовлень: «на сьогодні» і «на вчора». Перше замовлення «на вчора», що надійшло до Вас, викличе у Вас цілком справедливий подив, друге замовлення «на вчора» - подив і розгубленість; після третього Ви поділитеся з колегами логічним припущенням: «Вони там, що, усі подуріли? ..»; після четвертого «на вчора» Ви віднімете у кращого приятеля пачку «прими» і візьметеся нервово диміти на сходах ... А от якщо замовлень «на вчора» до Вас надходить в день від п'яти і більше, значить, Ви - успішний спеціаліст рекламного світу , і саме Вам адресована ця стаття.

Отже, як працювати в умовах безперервно негайних термінів.

Телефон - зло

Все, сказане по телефону, - зім'ято, двозначно, легко забувається і не залишає сліду ніде, окрім як у Вашому мозку. «Підкажи-ка, скільки у тебе будуть коштувати дванадцять пластикових банерів товщиною міліметрів п'ять і розміром метр на півтора? І прорахуй ще шістнадцять і вісімнадцять штук!» Спробуйте-но запам'ятати таке повідомлення. Чи плануєте його записати, повісивши трубку? Погана ідея. По-перше, тут же надійде новий дзвінок і відверне Вас. По-друге, записування і подальше читання вимагають часу. Привчайте своїх колег і клієнтів до листування замість телефонного спілкування. Так, не всі люди люблять писати - це відомо. Однак, вигоди листування скоро стануть очевидні і Вашим клієнтам. Через тиждень, замість повторного дзвінка: «Вибач, еее, так скільки-скільки коштували тоді надцять банерів?..» - замовник просто заново прочитає Ваш лист. Крім того, і Ви, і він будете застраховані від неприємних суперечок в дусі: «Чому А0? Я ж просив метр на півтора!» - «Як метр на півтора? Ти сказав - плакати, а раз плакати - то А0!»-«Я не говорив - плакати, я сказав - вивіска! А раз вивіска, то залізна!»-«Чому залізна? Ти не говорив!»-«Але я сказав, що ми торгуємо запчастинами. Звичайно, вивіска буде залізна, це і так зрозуміло!»

Важливо. Якщо Ви отримали лист, дайте відповідь на нього хоч щось. Хоча б:«Я щасливий отримати Ваш запит! Душею і тілом я з Вами, а рахунок вишлю незабаром». Не змушуйте відправника мучитися сумнівами: чи отримали Ви лист? А може, забули відповісти? А може, забили?

Завжди доводьте до кінця те, за що взялися! Принаймні, дуже-дуже старайтеся зробити це

Здавалося б, цей пункт самоочевидний, але на практиці виходить інакше. Ви беретеся, приміром, вичитувати договір; тут Вам телефонує улюблений клієнт з страшно терміновим прорахунком, і Ви залишаєте договір, сподіваючись, що зможете швидко прорахувати замовлення; але посеред прорахунку на Вас обрушується комерційний директор: «яяяк, ти все ще не написав замітку на сайт? Акція йде вже другий день, а оголошення все немає! " - і Ви хапаєтеся за замітку; але тут Вам телефонує підрядник: «приладка вже йде, і колір на друку трохи відрізняється від зразка, буквально на півтону, чи не під'їдете подивитися, критично це? ..» - і ось тут починається паніка. Ви усвідомлюєте, що коли повернетеся з приладки, на Вас тонною цегли обрушаться все недороблені справи. Тому, якщо вже Ви взялися за щось, доведіть це до кінця! Або хоча б до якогось логічного результату. Наскільки б важливим не здавалося щось інше, що звалилося на Вас, перемикайтеся на нього лише після закінчення поточного справи. Це заощадить масу часу і нервів: адже повторне повернення до кинутого на півдороги справі зажадає і часу, щоб заново вникнути, і розумових зусиль.

Про розстановку пріоритетів

Ми все бачили в книгах по тайм-менеджменту табличку, з якої виразно випливало, що в першу чергу слід виконувати справи Важливі і Термінові, потім - Важливі і Нетермінові, потім - Неважливі і Термінові ... А що робити в ситуації, коли всі звалилися на Вас справи - Важливі і Термінові? Використовуйте додаткові критерії пріоритету.

а) Якомога швидше справляйтеся з тим, що затримує роботу інших людей! Поки Ви перевіряєте макет, друкарі не можуть приступити до друку; поки не поставили задачу дизайнеру, він не зможе взятися за роботу. Перевірка договорів, нагоняї провинившимся, заклики до совісті боржників, робота над сайтом - все це теж важливо, але має нижчий пріоритет: поки Ви відкладаєте ці справи, нічия робота не простоює.

б) Спершу робіть те, що можна зробити швидко. Те, що займе багато часу, відкладайте на потім. Ваше завдання - рухатися зі швидкістю потоку справ, тобто - встигати зреагувати на попередній запит перш, ніж надійде наступний.

3-а) Про користь «довгого ящика». З пункту 3 логічно випливає, що найбільш тривалі та трудоємкі справи будуть відкладені «в довгий ящик». На перший погляд, це лякає Вас, і вже точно злякає замовника оного тривалого і трудоємного діла. Між тим, в ситуації тотального завалу, відкласти надовго саме трудомємне справу - найчастіше, не така вже погана думка. У разі, якщо Ви відкладіть це замовлення і спершу виконайте все більш швидкі, то отримаєте конфлікт з «трудомістким» замовником. Однак, якщо Ви почнете з трудомісткого і довгого замовлення, то всі дрібні і швидкі будуть автоматично відкладені на весь час роботи по довгому замовленням! Взаємини конфлікту з одним замовником, наступить конфлікт з багатьма відразу, і це явно буде найгірше з лих. Якщо Ви практикуєте овертаймінг, то якраз неробочий вечірній час найкраще підходить для складних і трудомістких справ: адже ввечері Вас ніхто не відволікатиме!

Слідкуйте за тим, щоб Вас зрозуміли!

Це вкрай важливо. Поспіх змусить Вас говорити / писати швидко і коротко, і співрозмовникам порою буде ніяково перепитувати. Вони стануть кивати головами з розумним видом або навіть підтакувати. Але це не означає, що вони зрозуміли Вас в точності! Або ж Ваші слова вони-то зрозуміли, але Ви упустили якусь важливу інформацію, і до загального смутку це виявиться пізніше. Тому:

а) Намагайтеся писати, а не говорити! У листі починайте з головного. Кожну нову думку - з нового рядка. На початку фрази - найбільш інформативні слова. «30 плакатів А1 на завтра надрукуйте, будь ласка». «25тис. грн. коштує Ваше замовлення. Термін виконання - 1 тиждень».

б) Як в розмові, так і в листі відстежуйте, щоб Ваше повідомлення відповідало на всі до одного сумнозвісні питання схеми: Хто? Що повинен зробити? Навіщо? Коли? Звертаю увагу на питання: Навіщо? Відповідати на нього часто забувають, однак віно важливе. Коли людина розуміє, з якою метою він робить щось, то виконує завдання охочіше, швидше, і рідше помиляється.

Слідкуйте за тим, щоб Ви зрозуміли сказане Вам!

Якщо Вам прийшов лист, то обов'язково дочитайте його до кінця! Це роблять не всі і не завжди, частіше схоплюють перші пару рядків, або ж вибирають числову інформацію. Цього, ясна річ, недостатньо. Перевіряйте інформацію, що надійшла за тією ж схемою: Хто? Що Ви повинні для нього зробити? З якою метою? Коли? Якщо відповідь на якийсь із питань схеми Вам не ясний, то задайте його. Не соромтеся запитувати про мету. Якщо Ваш клієнт «хоче дивного» і його мета Вам неясна, то, цілком можливо, або Ви його неправильно зрозуміли, або він сам вибрав не оптимальний шлях вирішення задачі, а Ви зможете порадити йому щось трохи краще.

Планування з точною прив'язкою до часу не має сенсу. Прийміть це і змиріться

Запити та завдання надходять надто часто, ситуація змінюється занадто швидко. Найкращий план, який можливий в такій обстановці, - це проста розстановка пріоритетів. «Я сьогодні приділю максимум часу роботі над тим-то», «В першу чергу я поговорю з такими-то людьми, а вже потім займуся іншим», «Абсолютно необхідно сьогодні виконати це, інше може почекати» - ось оптимальні варіанти плану. Погодинний графік справ, записаний в традиційному ежедневнике, або буде зірваний, або Ви станете слідувати йому, ігноруючи непередбачені події, а між тим, як раз непередбачені події найчастіше мають першочергову важливість.

Щоденник, за певних швидкостях роботи, вже не допомагає, а заважає. Вам доводиться: а) записувати в нього всі майбутні справи; б) регулярно заглядати в нього, щоб прочитати ці записи. І те, й інше - трата часу. При цьому щоденник викликає оманливе відчуття: «Можна не намагатися запам'ятати - я все записую». Повірте, ви точно не встигнете записати дійсно ВСЕ. Краще користуватися в якості «нагадувалки» тим програмним продуктом, за допомогою якого Ви спілкуєтеся з замовниками, начальством, колегами. Добре підійде CRM-система, якщо Ваша компанія використовує її. Якщо ні - звичайний поштовий клієнт: приймаєте запити і завдання поштою, по мірі виконання відповідаєте на листи і відзначаєте їх іншим кольором - як оброблені.

Стікери-нагадувалки мають позитивний психологічний ефект: їх так приємно по виконанні викидати!

Вся важлива інформація повинна бути легко доступна.

Вся - це значить, ВСЯ. Легко - це значить, ЛЕГКО. Якщо Ви звертаєтеся до якого-небудь файлу частіше, ніж раз на день, - це привід покласти даний файл на робочий стіл. Якщо Ви задали кому-небудь якийсь питання втретє, значить, вже точно пора занести відповідь на нього в файл, а файл - на робочий стіл. Важливі посилання - збережені в браузері. Найважливіші - відкриті у вкладках і не закриваються в принципі ніколи.

Показник легкодоступності важливої ​​інформації: щоб отримати цю інформацію, Ви взагалі не замислюєтеся, а відразу, автоматично, відкриваєте потрібне посилання, файл, довідник.

І ще...

Встановіть на свій комп і навчитеся використовувати хоча б на самому початковому рівні графічні пакети - Photoshop, CorelDraw, Illustrator. Регулярне «Я піду попрошу дизайнера відкрити і показати мені файл» займає масу часу і робить Вас вельми непопулярною персоною в середовищі дизайнерів .

Для пересувань по місту, по можливості, використовуйте метро, а не машину. Метро більш передбачувано і витрачає менше нервів. Хоча, звичайно, іноді буває й так, що машиною виходить швидше.

Пийте каву. Кидайте курити - трата часу. Не забувайте обідати - з голодухи мозок працює погано.

І останнє по порядку, але аж ніяк не за важливістю. Правильно вибирайте підрядників!

Надійність, швидкість роботи і легкість взаєморозуміння в кінцевому підсумку виявляються набагато важливіше низької ціни.